Es war in den frühen 60er-Jahren als IBM mit dem Dampfmaschinen- und Traktorenhersteller J. I. Chase eine Software entwickelte, die Unternehmern bis heute hilft Ihre internen Prozesse zu organisieren und zu optimieren. Händler, die morgens nicht einmal die Zeit für einen Kaffee auf dem Weg zur Arbeit hatten, können sich seitdem ihren persönlichen Morgen-Moment nehmen und haben dennoch alle Geschäftsprozesse von Tagesanbruch an im Blick.

Die vor mittlerweile über ein halbes Jahrhundert existierende Technologie der ERP-Systeme erlaubte es bereits damals, die Bereiche Einkauf, Produktion und Auslieferung zu vereinfachen. In den folgenden Jahren etablierten sich zahlreiche Anbieter von Systemen, durch die heute ebenfalls die Finanzbuchhaltung, das Personal und Lieferketten in Echtzeit überwacht und geplant werden können.

Wenn Sie also im Restaurant bei einem Café Latte auf Ihrem Laptop oder Smartphone kurz die aktuellen Bestellungen und den Lagerbestand überprüfen können, dann haben Sie das im Grunde einer innovativen Dampfmaschinen-Firma zu verdanken, die vor 60 Jahren den Grundstein für heutige ERP-Systeme gelegt hat.

Was ist ein ERP-System?

Als Enterprise Ressource Planning (ERP)-System bezeichnet man heute eine Vielzahl von Software-Modulen wie zum Beispiel die elektronische Finanzbuchhaltung, Materialwirtschaft, E-Commerce- oder Customer Relationship Management (CRM)-Systeme.

Die Anwendungen unterstützen alle Arbeiten der einzelnen Unternehmensbereiche wie Buchhaltung, Lager oder Vertrieb. Durch die Integration einer ERP-Lösung in Ihr Unternehmenssystem erhalten Sie einen Überblick über alle für Sie relevanten Bereiche.

Beispielsweise können Sie aufgrund der im System einsehbaren Verkaufszahlen die notwendige Bestellmenge bei Ihrem Lieferanten ermitteln und sofort erkennen, ob der Cash-Flow diese Bestellung abdeckt oder ob es notwendig ist, zusätzliche Mittel, beispielsweise mithilfe eines Warenfinanzierers, aufzubringen.

Was heute leistungsfähige Allround-Softwarepakete sind, die vor Ort oder als SaaS (Software as a Service) in der Cloud betrieben werden und in Echtzeit alle Prozesse eines Unternehmens unterstützen, hat vor gut 60 Jahren einmal sehr aufwendig und mit noch sehr primitiver Technik angefangen. Auch die Echtzeit-Verarbeitung von Daten wie Verkaufszahlen, Umsätzen und so weiter, war im Zeitalter der Dampfmaschine noch ein Fremdwort.

Heute gibt es zum Glück Lösungen für Start-ups bis hin zu KMUs, die modular mit dem Unternehmen wachsen. Für jedes Budget ist etwas dabei und es gibt sogar Open-Source Lösungen, mit denen sich finanziell schwache Firmen helfen können.

Was Sie bei der Auswahl eines ERP-Systems beachten sollten

Die Entscheidung für ein ERP-System, dem Herz der Unternehmenssteuerung, muss wohlüberlegt sein. Die Auswahl ist individuell und hängt von Faktoren wie dem Geschäftsmodell, bestehenden Engpässen, der finanziellen Ausstattung oder der geplanten Expansion ab.

Was brauchen Sie speziell für die Anforderungen Ihres Business?

Je komplexer und größer Ihr Unternehmen ist, desto eher benötigen Sie eine vollständig integrierte Lösung. Ganz am Anfang eines Start-ups kann schon das Modul für eine Warenwirtschaft allein enorme Arbeitserleichterung bringen.

Prioritäten setzen und Überblick behalten

Wenn Sie für Ihr E-Commerce ein ERP-System suchen, dann lassen Sie sich nicht von der Leistungsvielfalt der meisten Systeme überwältigen. Ihr System sollte immer aus genau den Modulen besteht, die Ihr Unternehmen derzeit und in naher Zukunft benötigt.

Weitere Funktionen können in der Regel zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt werden. Achten Sie als kleines Unternehmen daher vor allem auf die modulare Erweiterbarkeit und darauf, dass das System mit Ihren Anforderungen wachsen kann.

Für große Unternehmen ist es meist sinnvoll umfangreiche Komplett-Pakete einzusetzen und ein größeres Augenmerk auf die Anpassung der Software an die eigenen Geschäftsprozesse zu legen.

Welche Module brauchen Sie?

Welche Bereiche ein ERP-System unbedingt abdecken sollte, hängt ganz von den Engpässen oder Problemen in Ihrem Unternehmen ab und muss daher individuell ermittelt werden. Das können Sie entweder selbst in die Hand nehmen, oder aber dafür Experten beauftragen.

Lösungen der großen ERP-Anbieter werden häufig über Systemhäuser angeboten, die Ihre Kunden individuell betreuen und die Implementierung des Systems übernehmen. Das bedeutet aber in Bezug auf Ihr Unternehmen nicht, dass Sie alle Module vom ersten Tag an benötigen.

ERP-Systeme: Optimieren Lagerhaltung und Supply Chain

Beginnen Sie damit, die unterschiedlichen Leistungsbereiche zu untersuchen, die das ERP-System für Ihr Business abdecken soll und nehmen Sie eine Priorisierung für die Implementierung vor. Einige der wichtigsten Bereiche die abgedeckt werden können, sind:

  • Die Automatisierung der Unternehmensabläufe
  • Lagerbestandsverwaltung / Warenwirtschaft
  • Vertrieb / CRM (Customer Relationship Management)
  • Bestellabwicklung
  • Auftragsabwicklung
  • Versandabwicklung
  • Buchhaltung
  • Planung & Controlling
  • Retouren Management

Diese 7 ERP-Systeme sollten Sie kennen

Es gibt hunderte verschiedener ERP-Systeme, sowohl nationale als auch internationale, das bedeutet Lösungen, die speziell auf die Anforderungen eines Landes zugeschnitten sind oder Lösungen, die mehrsprachig sind und die, die gesetzlichen Anforderungen vieler Länder abdecken.

Zudem gibt es ERP-Systeme, die speziell auf einzelne Branchen zugeschnitten wurden. So gibt es Angebote für Möbelhäuser, Malerbetriebe oder Autohäuser und entsprechende Softwarefirmen, die Lösungen für die einzelnen Branchen anbieten.

Wir schauen uns nachfolgend Softwareangebote an, die Ihren Bedürfnissen flexibel anpassbar sind und sich besonders für Onlinehändler eignen. Diese 7 ERP-Systeme sollten Sie kennen:

Gigant Nr. 1: SAP Business One

Viele Händler werden vermuten, dass der Einstieg beim Software-Riesen SAP extrem teuer ist, doch für eine überschaubare Einrichtungsgebühr plus eine geringe monatliche Lizenzzahlung, können Sie Ihr Unternehmen mit dem SAP Business One Starter Package bereits auf solide SAP Füße stellen.

Der deutsche Anbieter bietet ein Warenwirtschaftssystem inklusive Lagerverwaltung, Finanzwesen mit Bankenanbindung, Kundenverwaltung (CRM) sowie Standard-Schnittstellen wie DATEV und ELSTER an.

Sowohl für kleine, als auch für größere Unternehmen stellt SAP somit eine ERP-System-Einsteigerversion zur Verfügung.

Gigant Nr. 2: Oracle Netsuite

Der Einstieg in das Oracle Universum gelingt mit der NetSuite SuiteSuccess Starter Edition. Start-up-Unternehmen beginnen hier bereits mit einem umfangreichen ERP-System, welches funktional alle Erfordernisse wie zum Beispiel Kontrolle, Planung und Steuerung Ihres Unternehmens langfristig abdecken dürfte.

Mit Netsuite Commerce wird zudem eine Erweiterung angeboten, die den Onlinehandel mit einer maßgeschneiderten Lösung bedient. Das Modul bietet Ihnen einen Onlineshop mit Design-Tools sowie Marketing & SEO-Werkzeugen sowie der technischen Grundlage für die Kundenverwaltung, den Einkauf, Zahlungsprozesse, den Versand und das Controlling.

Sind Sie an einem vielfältigen System sowie einer voll integrierten E-Commerce Lösung interessiert, lohnt es sich, sich Oracle Netsuite aus der Nähe anzuschauen. Für Unternehmen, die nicht bereit sind, ein 5-stelliges Budget für ihr ERP-System aufzubringen, bietet der Software-Hersteller jedoch keine Lösung.

Gigant Nr. 3: Microsoft Dynamics 365

Mit knapp 60 Euro Lizenzkosten pro User liegt Microsoft preislich in einer ähnlichen Größenordnung wie SAP. Die Kosten für die Einrichtung hängen allerdings vom Microsoft Partner ab, den Sie über die Microsoft Dynamics 365 Website auch in Ihrer Nähe finden können.

Zudem sollten Sie sich unbedingt den 57-seitigen „Microsoft Dynamics 365 Licensing Guide“ anschauen, wenn sie an dieser Software interessiert sind. Der Katalog für die Software-Lizenzen ist so komplex wie die Sonderausstattungsliste einer Luxuslimousine – und ähnlich teuer.

Microsoft bietet einen Einstieg in die Welt des ERP mit Funktionen für Finanzen, Lieferketten, Umsatz & Service sowie für das Projektmanagement. Die Anwendungen sind bereits im Starterpaket auch für Mobilgeräte verfügbar.

ERP-Systeme: Die Finanzbuchhaltung ist die wichtigste Core-Anwendung

Der Mittelständler: Sage

Sage ist der unangefochtene König des Mittelstandes in Deutschland. In den 80er-Jahren erreichte bereits die damals unter dem Namen KHK verkaufte Finanzbuchhaltung des Unternehmens rund 100.000 Installationen.

Heute bedient Sage weltweit 3 Millionen Kunden und ist eines der solidesten Systeme für zahlreiche Branchen im Mittelstand. Das Produkt Sage 50 Cloud Standard stellt mit einem Preis ab 30 Euro einen günstigen Einstieg dar. Allerdings ist die Integration in Onlineshops nicht seine Stärke und bedarf eines Zusatzaufwandes.

Die Anbindung können Sie mit zahlreichen Tools selbst einrichten oder von Dienstleistern vornehmen lassen.

Wer ein solides, deutsches Produkt erwerben möchte und die Integration des E-Commerce Systems nicht scheut, trifft mit der Entscheidung für ein Sage-Produkt eine sichere Entscheidung. Sind Sie sich dennoch unsicher, bietet eine Textversion, Ihnen die Möglichkeit die Software für 30 Tage kostenfrei auszuprobieren.

Für Amazon: Acumatica Cloud ERP

Im AWS (Amazon Web Services) Marketplace findet sich eine Anwendung, die besonders für Amazon-Händler interessant ist, da sie verspricht, perfekt in das Amazon Universum integriert zu sein. Als SaaS (Software as a Service) bietet Acumatica eine enge Integration Ihres Shops auf Amazon mit den Bereichen Buchhaltung, Verkauf, Materialwirtschaft, CRM und der Versandabteilung an.

Die Kosten für das System werden anhand der tatsächlichen Nutzungszeit gebunden: Es werden weder einzelne Benutzer noch Lizenzen für Software-Module abgerechnet. Vielmehr wird die Nutzungszeit pro Stunde abgerechnet.

Dies funktioniert ähnlich wie eine Stromrechnung, die davon abhängt, wie lange das Licht im Wohnzimmer brennt, jedoch nicht davon, wie viele Personen dieses Licht nutzen. Die Abrechnung beginnt bei rund zwei Euro pro Stunde.

Wer eine Integration für Amazon sucht und dabei amerikanische Software und ein exotisches Abrechnungssystem nicht scheut, der liegt hier richtig. Insbesondere junge Unternehmen und Start-ups profitieren von Acumaticas Abrechnungssystem. Gehen zu Anfangszeiten des Business nur wenige Aufträge ein, sind die Kosten für das ERP-System ebenfalls gering.

Der E-Commerce Profi: tradegecko

Es lohnt sich für Lösungen, die schwerpunktmäßig auf den E-Commerce ausgerichtete sind, in die USA zu schauen, wo das Angebot auf diesem Gebiet sehr groß und sehr innovativ ist.

Einer der Aufsteiger, der hier erwähnenswert für Online-Unternehmen erscheint, ist tradegecko. Das System ist vollständig auf den Onlinehandel ausgerichtet und ein Einstieg mit dem Founder Paket bereits für etwa 35 Euro pro Monat möglich. Abhängig von der Anzahl der Transaktionen und User können Sie Schritt für Schritt auf größere Pakete upgraden.

Sie sollten jedoch beachten, dass Fulfillment by Amazon, also die Auftrags- und Versandabwicklung via Amazon, erst ab dem Business Paket möglich ist. Dieses schlägt mit 400 Euro pro Monat zu Buche.

Das US-Unternehmen positioniert sich sehr modern und bietet eine vollständige Integration des E-Commerce bereits ab dem Founder Paket. Eine Funktionalität, die man bei anderen Anbietern erst in teureren Lösungen oder als Zusatzmodul erhält. Tradegecko kann 14 Tage kostenfrei getestet werden.

Die kostenlose Lösung: Vienna Advantage

In der Tat kann der Einstieg in die ERP-Welt auch kostenlos sein. Wem der Firmenname Vienna Advantage nichts sagt, wird überrascht sein, dass es sich um ein deutsches Unternehmen handelt. Die Gründer waren bis zum Jahr 2005 für SAP tätig und sind Experten in der Implementierung von ERP-Systemen.

Alles, was es braucht, um in den Genuss der kostenlosen Community Edition zu kommen, ist eine gute Portion technisches Verständnis, um die Installation des Frameworks, der Module und der Datenbanken zu bewältigen.

Anschließend steht Ihnen ein ERP- und CRM-System zur Verfügung, welches mit 16 Haupt-Modulen von der Finanzbuchhaltung über die Materialwirtschaft bis hin zur Business-Intelligence alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens abdeckt.

Wer ein sehr enges Budget hat und gleichzeitig über fundiertes, technisches Wissen verfügt oder jemanden kennt, der die Installation durchführen kann, für den ist die kostenlose Community Edition von Vienna Advantage eine tolle Alternative zu bezahlten Lösungen.

Wenn die Anforderungen wachsen, kann später immer noch auf die bezahlte Version des Anbieters umgestellt werden, die einen höheren Leistungsumfang hat, häufiger Updates erhält und in verschiedenen Branchenlösungen angeboten wird.

Welches ERP-System ist das richtige für mich?

Welches System für sie infrage kommt, hängt davon ab, wie groß Ihr Unternehmen ist und in welchen Bereichen Sie der Verwaltungsaufwand überrollt. Vielleicht sind Sie mit Investoren im Gespräch und wollen diesen hinsichtlich Ihres ERP-Systems Sicherheit vermitteln. Denn, in Fällen, in denen auf Revisionssicherheit Wert gelegt wird, kann das System eines großen Herstellers ein gutes Argument zur Gewinnung von Investoren sein.

Ganz am Anfang steht häufig die Auswahl einzelner Module. Selbst kleinste Unternehmen benötigen in einer sehr frühen Phase bereits eine Warenwirtschaft und eine Finanzbuchhaltung. Während in der Gründungsphase häufig Lösungen für einzelne Bereiche benötigt werden, wird mit zunehmender Größe des Unternehmens die Integration der Module und vor allem die nahtlose Einbindung des E-Commerce wichtiger.

Um ein Gefühl für ein ERP-System zu bekommen, bietet es sich an, verschiedene Systeme für 15–30 Tage kostenfrei zu testen. Diese Möglichkeit bieten die meisten Anbieter vor dem Kaufabschluss an. Dies kann zwar einen großen Aufwand bedeuten, hat aber einen enormen praktischen Nutzen: Echte Geschäftsvorfälle können mithilfe des Systems durchgespielt werden, sodass schnell klar wird, ob es zu Ihnen passt oder nicht.

Besser organisiert mit dem richtigen ERP-System

Wer hätte vor 60 Jahren geahnt, zu welchen Erleichterungen für Unternehmer die Entwicklungen von IBM und einem Dampfmaschinen-Hersteller einmal führen würde. Heute sind ERP-Systeme ohne Frage das Herz der Unternehmenssteuerung und verhelfen sowohl kleinen als auch großen Marken zu einer übersichtlicheren und leistungsstärkeren Arbeitsweise.

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