Es war eine Hiobsbotschaft mit Ansage: im zweiten Quartal 2020 ist die deutsche Wirtschaft laut Angaben des Statistischen Bundesamtes Corona-bedingt um 10,1 Prozentpunkte eingebrochen. Der Wert liegt damit deutlich höher als zur Zeit der globalen Finanzkrise; damals schrumpfte die deutsche Wirtschaft nur im einstelligen Bereich. Genaugenommen ist es der absolute Negativrekord seit Beginn der bundesweiten Datenerfassung 1970.

Grund dafür ist natürlich der komplette Lockdown im März dieses Jahres und die weiterhin anhaltende Kaufunlust zahlreicher Mitbürger.

Als problematisch erwiesen sich für viele Händler aber auch ihre Lieferketten. Schließlich stand das öffentliche Leben nicht nur in der Bundesrepublik still, sondern in großen Teilen der gesamten Welt. Speditionen mussten von heute auf morgen ihre Türen schließen, ganze Containerfrachter lagen über Wochen in den Häfen.

Beleg genug, dass der wirtschaftliche Erfolg vieler Unternehmen mit der Zuverlässigkeit ihrer Zulieferer steht und fällt. Lieferanten, auf die auch in Krisenzeiten Verlass ist, sind das Fundament jeder gut geführten Firma.

Wie Sie den Lieferanten Ihres Vertrauens finden und woran Sie erkennen, ob er wirklich verlässlich ist, verraten wir in diesem Beitrag. Außerdem beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um das Thema Lieferketten: Wie manage ich meine Lieferanten? Was sind die wichtigsten Kennzahlen im Beschaffungswesen? Und wie reagiere ich, wenn es doch einmal zu Schwierigkeiten kommt?

Auf der Suche nach dem idealen Lieferanten – wie Sie ihn finden

Wenn Sie gerade erst dabei sind, Ihre Geschäftsidee zu realisieren, lautet eine der ersten Fragen: „Wie finde ich den besten Zulieferer?“

Pauschal beantworten lässt sie sich natürlich nicht – je nach Branche, Produkten und Unternehmensphilosophie können die wichtigsten Kriterien stark variieren. Eine Boutique, die sich nachhaltig produzierten Schuhen verschrieben hat, setzt andere Schwerpunkte, als ein Händler, der aufbereitete Elektronikartikel anbieten möchte.

Ein paar grundsätzliche Ratschläge können wir Ihnen trotzdem mit auf den Weg geben:

1. Setzen Sie auf die Erfahrung anderer

Die besten Zulieferer finden Sie nicht durch einen kurzen Blick in die Gelben Seiten. Häufig sind es Insidertipps, die Sie auf die Spur des bestmöglichen Lieferanten bringen. Nutzen Sie daher Ihre Kontakte und das Wissen erfahrener Marktbegleiter, um an wertvolle Informationen zu gelangen. Hilfreiche Tipps zum Thema Netzwerkarbeit finden Sie zum Beispiel in unserem Blogartikel „Netzwerkarbeit für kleine Unternehmen – warum starke Kontakte so wichtig sind und wie Sie sie finden.“

Natürlich wird Ihr direkter Konkurrent seine Geschäftsgeheimnisse nicht ausplaudern; bei einem Marktbegleiter am anderen Ende der Republik stehen die Chancen allerdings gut, dass Ihre Fragen auf positive Resonanz stoßen. Meist genügt ein freundlicher Anruf oder eine höfliche E-Mail; gerade kleinere Händler sind gerne bereit, Start-ups zu unterstützen.

Vergessen Sie auch nicht die Kontakte, die Sie auf Ihrem bisherigen Karriereweg geknüpft haben. Ihr Meister aus der Ausbildung wird erfreut sein, seine Erfahrungen teilen zu dürfen. Der Professor, der Ihre Masterarbeit begleitet hat, besitzt ein umfangreiches Netzwerk, von dem auch Sie profitieren können, wenn Sie diesen Kontakt pflegen.

2. Nutzen Sie die Community

Die direkte Kontaktaufnahme zu anderen Händlern oder Netzwerkpartnern sind nicht der einzige Weg, um an relevantes Wissen zu gelangen. Immerhin leben wir im Informationszeitalter und das Internet hat die Welt in den letzten zwanzig Jahren gründlich verändert.

Setzen Sie daher unbedingt auf die Möglichkeiten, die Ihnen das World Wide Web bietet. Zu fast jedem Thema finden Sie eine Facebook-Gruppe – natürlich auch solche, in denen Händler sich über ihre Erfahrungen mit Lieferanten austauschen. Als eines von vielen Beispielen sei hier das Forum Online-Handel des Branchenverbandes Händlerbund genannt.

Darüber hinaus gibt es für jede Branche Fachforen und Boards, in denen regelmäßig Fragen beantwortet und Informationen ausgetauscht werden – etwa die Seite sellerforum.de.

Zuletzt existieren natürlich auch Bewertungsportale für Zulieferer, wie etwa Google My Business oder Trusted Shops, die Ihnen einen Überblick über die Qualität eines Lieferanten bringen können.

Vergessen Sie über die digitale Informationsbeschaffung jedoch nicht die klassischen Mittel: Fachzeitschriften, Monatsmagazine von Händlerverbänden und natürlich Branchenmessen stellen nach wie vor eine legitime Informationsquelle dar.

3. Schauen Sie den Großen auf die Finger

Egal, mit welcher Geschäftsidee Sie auch antreten, um den Markt umzukrempeln, die Chancen stehen gut, dass bereits ein Branchenriese in einem ähnlichen Segment tätig ist. Diese Großunternehmen besitzen völlig andere Mittel der Informationsbeschaffung und arbeiten in der Regel nur mit extrem zuverlässigen Lieferanten zusammen. Dabei sind diese Lieferketten im Sinne der Transparenz häufig offen einsehbar.

Warum also nicht den gleichen Zulieferer kontaktieren? Natürlich gibt es keine Garantie dafür, dass ein Produzent, der einen Weltmarktführer zu seinen Kunden zählt, Interesse an der Zusammenarbeit mit einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen hat. Allerdings stehen die Chancen dafür, Corona-bedingt, momentan gar nicht schlecht.

Denn tatsächlich sind Lieferanten in zahlreichen Branchen gerade dabei, ihr Portfolio gründlich umzustellen. Sie gehen verstärkt in die Breite und diversifizieren ihren Kundenstamm, um sich für zukünftige Krisen zu wappnen. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Automobilindustrie. Daimler, VW und Co. wurden durch die Krise stark gebeutelt – ihr gewaltiges Netz an Zulieferern sucht aktuell fieberhaft nach neuen Auftraggebern.

Der nächste Schritt – die Auswahl Ihres Lieferanten

Wenn Sie sich nun einen Überblick über mögliche Kandidaten verschafft und mehrere Zulieferer in die engere Auswahl genommen haben, folgt der wohl schwerste Schritt: die finale Entscheidung. Auch hierfür gibt es kein Patentrezept. Allerdings existieren verschiedene Kriterien, auf die Sie bei Ihrer Wahl achten sollten.

1. Transparenz steht an erster Stelle

Ein guter Lieferant spielt mit offenen Karten. Seine Webseite liefert einen direkten Einblick in seinen Betrieb und informiert ausführlich über gängige Unternehmenspraktiken, Partner und wichtige Kennzahlen.

Außerdem arbeiten auch die meisten Zulieferer ihrerseits mit eigenen Lieferanten zusammen. Diese Lieferketten sollten klar kommuniziert werden. Denn erst ein Überblick über den gesamten Produktionsprozess garantiert Ihnen tatsächlich Planungssicherheit.

2. Der Standort entscheidet

Lieferanten, die sich in der Mitte eines Landes befinden, können Bestellungen meist schneller versenden, als jene, die in der Provinz liegen. Innerhalb Deutschlands mag das zwar keine große Rolle spielen, aber in den USA kann eine Lieferung von der Ost- an die Westküste schon mal eine Woche in Anspruch nehmen.

Lange Lieferwege erschweren die Logistik

Grundsätzlich empfiehlt es sich daher, mit Zulieferern in der Nähe Ihres eigenen Standortes zusammenzuarbeiten. Sendungen erreichen Sie so nicht nur schneller und zuverlässiger; bei etwaigen Problemen ist die Kommunikation wesentlich einfacher. Wenn Ihr Container in Shanghai feststeckt, müssen Sie wahrscheinlich Mandarin beherrschen, um Hilfe zu bekommen.

3. Der direkte Draht macht's einfacher

Ein zuverlässiger Lieferant ist vielleicht nicht rund um die Uhr, aber immer einfach zu erreichen. Wenn Sie bei der ersten Kontaktaufnahme eine halbe Stunde in der Warteschleife hängen, um anschließend mit einer Maschine zu reden, sind Sie woanders besser beraten.

Die besten Zulieferer weisen Ihnen einen persönlichen Ansprechpartner zu – und das nicht nur per E-Mail, sondern per direkter Durchwahl. So reicht ein kurzer Anruf, wenn sich Fragen ergeben oder es zu Schwierigkeiten kommen sollte.

4. Die Technik muss stimmen

Gute Lieferanten investieren in Fortschritt und damit in ihre Zukunft; Sie selbst merken spätestens bei der ersten Bestellaufgabe, ob dies bei dem Partner Ihrer Wahl der Fall ist.

Können Sie Ihre Order nur postalisch aufgeben, hat jemand die Zeichen der Zeit verschlafen. Einen wesentlich besseren Eindruck hinterlässt eine dedizierte Bestellwebseite oder ein unkompliziertes Formular, das Sie via Mail verschicken können. Die Könige des Lieferwesens stellen Ihren Kunden sogar eigene Apps zur Verfügung.

5. Kompetenz, Zuverlässigkeit und Organisation

Bei all der modernen Technik dürfen Sie dennoch althergebrachte Geschäftstugenden niemals aus dem Blick verlieren. Denn was nützt Ihnen eine auf Hochglanz polierte App, wenn sich hinter der Software nur inkompetente Scharlatane verstecken?

Ein guter Lieferant ist immer Fachmann und kann sich mit Ihnen ausführlich und kompetent über sein Produktangebot unterhalten. Er liefert zuverlässig und termingerecht, informiert Sie über den Stand Ihrer Bestellung und präsentiert Ihnen Lösungsvorschläge, sollte es einmal irgendwo haken. Sie sind auf der Suche nach Profis, nicht nach Blendern.

Kontakt machen und Kontakt halten – die Kommunikation mit Ihrem Lieferanten

Sie haben sich für einen Lieferanten entschieden, doch wie stellen Sie nun den Kontakt her?

Am besten persönlich. Eine E-Mail ist gut, ein Anruf besser, ein persönliches Treffen am besten. Schließlich möchten Sie sich einen möglichst umfassenden Eindruck von Ihrem neuen Partner verschaffen. Wie Ihnen am Telefon begegnet wird, ist häufig schon ein guter Indikator für die Qualität des Zulieferers Ihrer Wahl.

Ein besonders gutes Zeichen ist es, wenn Sie zu einer Besichtigung eingeladen werden. Jeder Unternehmer, der etwas auf sein Geschäft hält, wird stolz sein, es präsentieren zu dürfen. Momentan kann sich eine Betriebsbegehung aufgrund der vorgeschriebenen Hygienemaßnahmen natürlich als schwierig erweisen.

Heute Standard: Expresslieferungen per Flugzeug

Probleme können ebenfalls auftreten, wenn Ihr Geschäftspartner sich auf der anderen Seite des Planeten befindet – was im Zeitalter der Globalisierung nicht unüblich ist. Bitten Sie hier einfach um einen virtuellen Rundgang. Dank Smartphone und Videochat dürfte dabei niemand vor eine größere Herausforderung gestellt werden.

Langfristig sollte die Kommunikation mit Ihrem Lieferanten zeitnah und unkompliziert verlaufen. Ihre E-Mails werden innerhalb von Stunden, nicht Tagen, beantwortet. Bei einem dringenden Anliegen besitzen Sie eine Durchwahl zu den wichtigsten Ansprechpartnern – und, wie bereits erwähnt, am besten Ihre ganz persönliche Kontaktperson.

Wenn die Geschäfte laufen – wie baue ich ein vertrauensvolles Verhältnis zu meinem Lieferanten auf?

Ein Lieferant muss zahlreiche Kriterien erfüllen, um sich als zuverlässiger Partner zu erweisen. Allerdings funktioniert Vertrauen stets in zwei Richtungen und so werden auch Sie gefordert, wenn es darum geht, eine für beide Seiten einträgliche und langfristig erfolgreiche Geschäftsbeziehung aufzubauen.

Ausschlaggebend für ein gutes Verhältnis sind dabei vor allem drei Aspekte:

1. Regelmäßige Bestellungen platzieren

Jeder Lieferant wird jene Kunden bevorzugen, von denen er weiß, dass sie ihm einen zuverlässigen Umsatz einbringen. Für Sie als Händler soll das nicht bedeuten, dass Sie regelmäßig Ladenhüter ordern, nur um ein gutes Verhältnis zu Ihrem Zulieferer aufzubauen. Vielmehr ist es der Ratschlag, transparent zu kommunizieren.

Wenn Sie zunächst die Resonanz Ihrer Kunden zu einem bestimmten Produkt abwarten und deswegen nur kleine Mengen bestellen möchten oder einen Artikel nur für eine kurzzeitige Promotion benötigen, dann teilen Sie Ihrem Zulieferer dies mit.

So wissen beide Seiten, wo sie stehen und was sie zu erwarten haben. Sie schaffen eine Basis, auf der Sie weiter aufbauen können und beschädigen nicht unnötig Ihren guten Ruf.

2. Zahlungsziele einhalten

Es ist die Grundregel jeder vertrauensvollen Geschäftsbeziehung: vereinbarte Zahlungsziele sollten unbedingt eingehalten werden. Natürlich kann es immer wieder zu unvorhersehbaren Schwierigkeiten kommen – die aktuelle Corona-Krise ist das beste Beispiel dafür.

Vor allem ist auch in einer solchen Ausnahmesituation offene Kommunikation gefragt – wenn Ihr Partner um Ihre Probleme weiß, können Sie gemeinsam an einer Lösung arbeiten.

Tipp: Schnelle und digitale Hilfe bei Zahlungsengpässen bieten Ihnen Warenfinanzierer. Die Experten dort kennen die typischen Herausforderungen, mit denen Händler sich konfrontiert sehen und wissen um die Wichtigkeit pünktlicher Zahlungen.

Ihr Zulieferer ist Ihr wichtigster Geschäftskontakt

3. Kontakte hegen und pflegen

Gute Beziehungen sind wertvoll – gerade in der Geschäftswelt. Die Pflege Ihrer Kontakte lohnt sich. Zwar ist es klassischerweise so, dass der Verkäufer dem Käufer einen Weihnachtsgruß zukommen lässt, aber gehen Sie gerne auch einmal den umgekehrten Weg.

Denn eine kleine Aufmerksamkeit an Ihren Zulieferer kann wahre Wunder bewirken. Verschicken Sie an Feiertagen eine Grußkarte mit einem Dank für die vertrauensvolle Beziehung. So bleiben Sie in guter Erinnerung und werden schnell mehr, als ein weiterer anonymer Kunde.

Kennzahlen für eine aussagekräftige Lieferantenbewertung

Als Händler allerdings werden Sie um den Umgang mit Zahlen nicht herumkommen – auch und gerade, wenn es um die Bewertung Ihrer Lieferanten geht.

Nun kennt die Fachliteratur für den Bereich Einkauf über 160 nennenswerte Kennzahlen. Daher hier nur die wichtigsten fünf als kurzer Überblick; es gilt: je kleiner der Quotient, desto besser ist Ihr Lieferant.

  • Verzugsquote (Anzahl der verspäteten Lieferungen / Gesamtanzahl der Lieferungen): Durch diese Rechnung erhalten Sie einen schnellen Überblick über die Termintreue Ihres Lieferanten.
  • Fehllieferungsquote (Anzahl der Fehllieferungen / Gesamtanzahl der Lieferungen): Dieser Wert gibt Ihnen direkten Aufschluss darüber, wie viele Fehler Ihrem Zulieferer bei Ihren Bestellungen unterlaufen.
  • Beanstandungsquote (Anzahl der Reklamationen / Gesamtanzahl der Lieferungen): ein Index für den prozentualen Anteil der von Ihnen aufgegebenen Reklamationen.
  • Termintreue (Anzahl verspäteter Lieferungen / Gesamtanzahl der Lieferungen): Durch diese Quote erhalten Sie eine Übersicht über die Anzahl der zu spät eingetroffenen Bestellungen.
  • Mengentreue (Gelieferte Menge / bestellte Menge): Auch bei der Menge der von Ihnen bestellten Artikel kann es zu Fehlern kommen – mal sind es zu viele, mal zu wenige. Dieser Wert verrät Ihnen, wie häufig Sie mit falschen Bestellgrößen rechnen müssen.

Für die automatisierte Übersicht und die volle Kontrolle Ihres Lieferantenmanagements existieren außerdem zahlreiche Softwarelösungen. Bereits eine kurze Google-Suche nach SRM (Supplier-Relationship-Management) Systemen liefert unzählige Ergebnisse.

Mit einem starken Partner sicher in die Zukunft

Die Weltwirtschaft ist durch das tückische Virus in eine ordentliche Schieflage geraten - 10,1 Prozent negatives Wirtschaftswachstum sind auch für Deutschland kein Pappenstiel.

Allerdings haben wir schon ganz andere Krisen erfolgreich gemeistert. Hilfreich war für Händler wie Zulieferer dabei seit jeher ein verlässlicher Partner.

Setzen Sie bei der Suche nach Ihrem Zulieferer daher auf die Expertise erfahrener Marktbegleiter, nutzen Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Informationsquellen, prüfen Sie Ihren potenziellen Kompagnon auf Herz und Nieren und erweisen Sie sich selbst stets als zuverlässiger Partner.

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